Zarządzanie cyberbezpieczeństwem, ryzykiem i projektami

Z czym kojarzy się Tobie słowo „agile” – ze zwinnością, ze zwinną pracą? Z elastycznością w poszukiwaniu rozwiązań, ze znajdywaniem rozwiązań nieraz przerastających oczekiwania? Z bliską współpracą i możliwie częstą informacją zwrotną w trakcie realizacji projektu? Z dostarczaniem rozwiązania zaspokajającego oczekiwania odbiorcy? Z planowaniem szczegółowym danego etapu tuż przed jego uruchomieniem. Czy z początkową mglistą wizją całego rozwiązania?

Tak, powinna brzmieć odpowiedź na powyższe pytania. Warto wskazać przy okazji, że kluczem są precyzyjnie zdefiniowane oczekiwania i sklasyfikowane na te, które:

• muszą zostać spełnione w trakcie realizacji – bo bez nich rozwiązanie nie zaspokoi potrzeb;
• dobrze, gdyby się znalazły, ale jak ich nie dostarczymy to nie będzie problemu, ponieważ rozwiązanie będzie i tak w pełni funkcjonalne (i tych powinniśmy się raczej spodziewać, że zostaną dowiezione w zaplanowanych sprintach);
• miło, gdyby się znalazły, ale jak ich nie będzie to potrzeba biznesowa będzie zaspokojona, a być może w przyszłości mogłyby zostać dołożone (tych wymagań raczej nie mamy co się spodziewać);
• oraz na te, które na pewno nie zostaną uwzględnione, ale warto je wymienić i mieć świadomość o ich istnieniu – może w kolejnej wersji czy też w toku dalszego rozwoju znajdzie się i na nie budżet?

Podejście do zwinnej realizacji powinno kojarzyć się z kompetentnym, zmotywowanym zespołem składającym się z pasjonatów, którzy w sposób autonomiczny zarządzają swoją pracą, doprowadzając fazę realizacji do perfekcji. Z zespołem projektowym, który ceni czas i dostarcza na czas. Z satysfakcją i z stawianiem potrzeb klienta w centrum. Z nieraz zmiennymi wymaganiami projektowymi, które na skutek zmienności otoczenia wymagają właśnie zwinnego dostosowania projektu. Co w konsekwencji i na szczęście prowadzi do adaptowania projektu do zmiennych wymagań. Tak dokładnie – właśnie na tym polega zwinne podejście w zarządzaniu projektem i jego adaptacja do zmieniających się warunków.

Zwykle myślimy o zwinności podczas wytwarzania oprogramowania. Choć warto mieć świadomość, że zwinne podejście to przede wszystkim otwarta kultura organizacyjna, umożliwiająca właśnie realizację w sposób zwinny różnych przedsięwzięć.

Warto wspomnieć, że tym co kształtuje ową kulturę to tzw. manifest zwinności – tzw. „agile manifesto”. Wskazuje on na następujące elementy filozofii przyświecające zwinnej pracy we wszystkich rodzajach projektów:

• ludzie i interakcje ważniejsze są od procesów i narzędzi,
• działające oprogramowanie ważniejsze jest od szczegółowej dokumentacji,
• współpraca z klientem ważniejsza jest od negocjacji umowy,
• reagowanie na zmiany ważniejsze jest od realizacji założonego planu.

[więcej na temat manifestu zwinności w artykule: „Agile – zwinność. 4 pryncypia zwinności i 12 zasad pracy zwinnej ważnej nie tylko przy wytwarzaniu oprogramowania”]

Taki punkt widzenia bynajmniej nie umniejsza roli procesów, narzędzi, szczegółowej dokumentacji, umowy, czy założonego planu. Wręcz przeciwnie, powinny być traktowane jako niezbędne i wymagane podczas realizacji projektu. W zwinności chodzi o odpowiednie umieszczenie akcentów, o wskazanie meritum i istoty zwinnego podejścia. Tak więc, jest to swego rodzaju ustalenie hierarchii wartości w organizacji, która nadaje napęd i przyświeca szybkiej i skutecznej realizacji wytwarzanych zwinnie produktów projektowych.

W zwinności ważna jest tzw. kultura wspierająca. To ona powinna wspomagać kształtowanie nawyków związanych z uczeniem się na błędach. Niekaranie za błędy, a jeśli się zdarzą, oczekująca na wyciąganie zeń wniosków (tzw. „less & learn”). Ważnym wydaje się opracowywanie na ich podstawie studiów przypadków w celu zdobywania wiedzy w organizacji. W przeciwieństwie do spotykanego nadmiernego stygmatyzowania porażek. Dzięki takiemu podejściu każdy kolejny przyrost projektu będzie mógł być realizowany z jeszcze bardziej zauważalną jakością i precyzją, a nawet śmiałością czy kreatywnością. Bowiem właśnie wrogiem kreatywności, inicjatywy szukania rozwiązań jest strach paraliżujący przed eksplorowaniem, poszukiwaniem, uczeniem się.

W bestsellerowej książce Matthew Syed’a – zatytułowanej „Metoda czarnej skrzynki”[1] jest właśnie opisane podejście stosowane m.in. przez Google, Mercedesa, odkrywające tajemnicę błędów i naturę sukcesu. Czytamy tam:

 „Jest to nowoczesne podejście do psychologii organizacji, oparte na najbardziej podstawowej zasadzie naukowej: robimy największe postępy, gdy pozwalamy sobie na poniesienie porażki i wyciągamy z niej naukę.”

Zwinność – to zatem otwartość i gotowość na nieustające lekcje dla organizacji. Dzięki tym lekcjom organizacja nabywa kompetencji do realizacji do coraz bardziej złożonych przedsięwzięć. To budowa nie tylko zaufania, polegania na sobie nawzajem, ale przede wszystkim budowa wspierających się zwycięskich zespołów. Tym właśnie m.in. powinna być „podszyta” prawdziwa zwinność organizacji chcącej, właśnie dzięki zwinności, budować swą przewagę, szybciej i lepiej wytwarzać swoje produkty oraz przyciągać najlepszych.

[1] M. Syed, 2017, Metoda czarnej skrzynki – zaskakująca prawda o błędach i naturze sukcesu, INSIGNIS, Kraków, s.366